تزداد الحاجة إلى المعلومات مع ارتفاع المؤسسات في التسلسل الهرمي للإدارة. المعلومات هي معلومات إذا كانت تلبي حاجة. خلاف ذلك، لا يمكن أن تتجاوز النتائج تقارير الأحداث و الوقائع. يجب على المؤسسة إنتاج معرفتها الخاصة. و خاصة المعلومات المطلوبة للإرادة لن يتم استيرادها.
أحد المفاهيم الخاطئة حول البرامج هو الاعتقاد بأنه يمكن حل مهام الإدارة ببرنامج الكمبيوتر:
يوفر هذا الوضع التشغيل الآلي في المناطق المهنية التي يتم فيها إنشاء المعايير الوطنية مثل المحاسبة وإدارة المخزون ولا توجد صعوبة في إنتاج المعلومات للإشراف على المنظمة. و مع ذلك بما أن الهيكل الإداري للمؤسسة لا يشبه منظمة أخرى، حتى لو كان البرنامج خاص بالقطاع فإنه لا يمكنه إنتاج المعلومات الضرورية للإدارة، لأن الإدارة تشمل أنشطة التخطيط و التنظيم و التنسيق و الإشراف لتسوية القرارات التي تتخذها الإرادة. مستوى الإدارة يحتاج إلى معلومات لجميع هذه المهام.
و قد بدأت العديد من المؤسسات مشاريع برمجيات مع مقاربات الشعار مثل إنجاز الأمور بسهولة وجعل الجميع يشعرون بالراحة و يعتقدون أن مشاكلهم ستحل عن طريق الحصول على أشهر البرمجيات المعروفة (أو أرخصها) (في دراسة بينت أن أكثر من ٧٠٪ من هذه المشاريع بائت إلى الفشل). لكن عادة ما يتم تشكيل برنامج الحزمة الجاهزة اليوم وفقا لهيكل إدارة منظمة أخرى. لذلك عندما تحصل المؤسسة على حزمة من البرامج، يتوجب عليها أن تتكيف مع نظام إدارة مؤسسة أخرى خاصة بها.
تزداد الحاجة إلى المعلومات مع ارتفاع المؤسسات في التسلسل الهرمي للإدارة. المعلومات هي معلومات إذا كانت تلبي حاجة. خلاف ذلك، لا يمكن أن تتجاوز النتائج تقارير الأحداث و الوقائع. يجب على المؤسسة إنتاج معرفتها الخاصة. و خاصة المعلومات المطلوبة للإرادة لن يتم استيرادها.
في هذه العملية و التي تسمى تقارير “في أدب البرامج” يتم إنتاج مئات التقارير في بعض المنظمات. و مع ذلك فإن هذه التقارير لا فائدة له مع إرادة المؤسسة و بيانات مديريها. و مع ذلك عند معرفة كيفية التدخل في العملية و التشغيل و أي نوع من القرارات التي يتخذها في المواضيع و في أي الفترات لكل مستوى، وبما أن المعلومات التي سيتم إنتاجها ستدعم هذه العمليات، فإن جميع التقارير سوف يكون لها مقابل.
و مع ذلك، يجب أن يتصرف مستوى الإدارة و مستوى الإرادة مع المعلومات الجديدة. من الواضح أن المنظمات التي لا تستطيع إنتاج المعلومات في الوقت المناسب و بطريقة صحيحة لن تتخذ قرارات دقيقة بل ستلحق الضرر بالمؤسسة. لذلك، يجب أن يقوم البرنامج بإنتاج المعلومات المطلوبة من قبل جميع مستويات المؤسسة. المهم هنا هو ما تحتاجه المستويات لأي نوع من المعلومات، و كم مرة و مدى عمقها. مرة أخرى، يجب أن تكون البرمجيات قادرة على إنتاج المعلومات في جميع المراحل و خاصة في مرحلة الإرادة.
نقطة أخرى مهمة هي أن بعض العمليات سيتم الانتهاء منها مع البرنامج و سيتم تغيير مدة بعض منها بينما سيتم تضمين بعض العمليات في العملية. و تتمثل تجربة العالم في أنه بفضل البرامج يمكن للمؤسسات توفير ما يصل إلى ٣٠٪ من الموظفين. نظراً لأن البرنامج يسرع من النظاميات الإدارية للمنظمة يتم تقليل تكاليف الرجل × الشهر بشكل كبير.
أما النقطة المهمة الأخرى هي القيم الجذرية للمؤسسة. كما تطور المؤسسة العلاقات بالطريقة التي تتعامل بها مع الوقت. هذه القيم التي تسمى أيضا بثقافة الشركات، تحدد كيفية و شكل استخدام المعلومات المنتجة. عندما يتم تحليل القيم الجذرية للمؤسسة و طبيعتها بشكل صحيح سوف تظهر مدة و شكل التقديم و حدود التقارير التي سيتم إنتاجها، بأي شكل و لمن سيتم إرسالها، أي المعلومات سيتوجب استخدامها من قبل من، في أي القرارات التابعة للمستوى يجب أن تكون التقارير هي أستنادها، عدد المرات التي يتم فيها إبلاغ التقارير لمن.
لهذا السبب ، تبدأ مشاريع البرمجيات بالتعرف على البيئات الداخلية و الخارجية للمؤسسة. الموضوع إنها ليست مجرد تحليل الأعمال. يجب على الإطلاق القيام بتحليل الاحتياجات، تحليل منطقة الخدمة، تحليل الاستهلاك، تحليل الموارد البشرية، تحليل العمليات التجارية، تحليل المخزون، تحليل نظام التوريد، تحليل الموردين، تحليل القطاع. في نتيجة لهذه التحليلات تظهر صورة البيئة التي تعمل فيها المؤسسة و داخل المؤسسة بأبعادها. يجب دراسة هذه الصورة مع مرحلة إرادة المؤسسة، يجب توضيح الصورة و يجب فهم الأحداث و جعلها ذات مغزى. بعد هذه الدراسة يجب تحديد الاتجاه الذي يراد نقل إرادة المؤسسة إليه و يجب وضع خطة عمل وفقًا لذلك. و هكذا إن أولئك الذين يمثلون الإرادة و الإرادة سيرون ما لديهم من مؤسسة و الاتجاه التي تتدفق إليه هذه المنظمة في المستقبل، و سيعرفون نوع القرارات التي سيتعين عليهم اتخاذها وأي نوع من المعلومات يجب أن يتم إنتاجها لهذه القرارات. سيشكل هذه الأعمال على إنشاء بنية النظام الخاصة بالبرنامج. و بالتالي لن يتم التضحية بالقيم الجذرية و القدرات الأساسية و الكفاءات التقنية التي تجعل المؤسسة قيّمة إلى هذا البرنامج، و لكن بالعكس سيتم تعزيزها بالبرنامج.
أما في الملاحظات التي وصلت إليه الإرادة في تركيا رأت إلى أن عدد موظفي المؤسسات يتزايد مع البرمجيات. هذا بسبب؛ إن إضافة البرنامج كطرف اصطناعي، بدلاً من اختراق الجسم في النتيجة يتطلب خبرة منفصلة لتشغيله. لكن يجب على البرنامج اختراق المؤسسة مثل الشبكة العصبية ويجب إدراج جميع المستويات في هذا النظام. و مع ذلك في هذه الحالة قد يوفر البرمجة فوائد. التدريب في الصف ليس كافيًا. يجب تضمين المؤسسة بأكملها في عملية البرمجة. يتم بالفعل إطلاق البرمجة كمشروع – مع الشراء-. و كما ذكرنا أعلاه، فإن البرنامج ليس سلعة تُخزن في المخزون أو تُستخدم كتجهيزات. البرنامج هو أحد الأصول غير الملموسة التي تخترق جميع العمليات ذات الصلة للمؤسسة.