“Sistem kurmak; var olan, işleyen ve işin tabiatına uygun olanı bulup, yapıya gömülü olarak işleyecek düzeni keşfedip, var olan yeteneklere göre ve hukuku gözeterek hareket, yol ve yöntemleri belirlemektir.”

İRADE’nin hizmet süreçleri standart ancak hizmet paketleri standart değildir.

İRADE, ticari işletmelerde irade ve temsil kademelerinde hizmet verir, sektörel ve mesleki alanlarda hizmet vermez. Standart bir paketi standart olmayan işletmelere uygulamak mümkün olmayacağından, İRADE her çalışmadan her firmaya özel farklı standartlar, farklı usuller, farklı unsurlar çıkarır. Ancak süreç standarttır, evrenseldir, bilimseldir.

İRADE’nin projelendirme süreçlerinde en sık tespit ettiği sorunlar;

• Aile şirketlerinde yönetim sorunları; özellikle belirli bir büyüklüğe gelmiş aile şirketlerinde:

1. Aile üyeliği ve ortaklık ilişkilerinin düzenlenmesi
2. Takip eden nesillerin şirkete ve işlere uyumu

• Çok ortaklı şirketlerde ortakların yönetim anlaşmazlıklarına istenen çözümler,
• Şirket (hisseleri) sahip/sahipleri ve yöneticiler/yönetim arasında oluşan sorunlar,
• Personel yönetimi, teşkilatlanma ve teşkilatlı çalışabilme sorunları,
• Büyüme ve yatırım kararlarında belirsizliğin oluşturduğu sorunlar,
• Büyümeden kaynaklı işlerin ve personelin kontrol ve idaresinde oluşan sorunlar,
• Maliyet kontrolünden kaynaklanan sorunlar,
• Pazarlama ve satış kaynaklı sorunlar,
• Yazılım destekli sistem kurma sorunlarıdır.

Şirketin mevcut ve potansiyel değeri her yönü ile ortaya koyularak, bulunduğu konum ile olması gereken konum arasındaki farklar ve nedenleri ortaya çıkarılır.

Bu süreç şu hususları içerir:

• Şirketin mevcut kaynaklarının analizi,
• Mevcut ve potansiyel kârlılığın analizi,
• Piyasa itibarı ölçümü,
• Pazardaki gücü ve stabilitesi,
• Büyüme potansiyeli ve kapasitesi,
• Örgüt analizi ve örgüt kültürü,
• İnsan kaynakları potansiyeli ve mevcut beşeri kıymet envanteri,
• Piyasadaki rekabete yönelik üstünlükleri,
• Güçlendirmesi gereken alanlar,
• İşbirliği alanları,
• Mali ve hukuki altyapısı ve eksiklikleri,
• Risk analizleri ve piyasa riskleri,
• Şirketin TL bazında piyasa değeri.

İstikamet planı; teşkilatın nereye gittiğinin yol haritası ve en stratejik dokümanlarından biridir.

Plan; veri, bilgi ve analizler ışığında, sektör gerçekleri ve firma hedefleriyle tam olarak örtüşmelidir; firmanın istikametini koruyabilmesi için gelişmelere göre güncellenmelidir. Stratejik plan hazırlanırken şirketin geçmişten bugüne gelişimi, potansiyeli, sektörün durumu, gelişme potansiyeli ve rekabet yapısı dikkate alınır. Stratejik plan, aşağıdaki hususlar ışığında ve Balanced Scorecard disiplini ile hazırlanır, yatırım ve gelişim planları eşliğinde müşterilere teslim edilir:

• Şirket iradesinin misyonu, vizyonu, ilke ve politikalarını kapsayan irade beyanı ve siyaset belgesi,
• Bu misyon ve vizyon çerçevesinde şirketin üç yıllık stratejik amaçları,
• Stratejik amaçları gerçekleştirebilmek için yürütülmesi gerekli olan faaliyet ve projeler ile kaynak ihtiyacı,
• Yürütülecek faaliyet ve projeler sonucunda ulaşılması gereken hedefleri,
• Bu faaliyet ve projeleri kimlerin hangi zaman dilimlerinde yürüteceği,
• Hedeflerin murakabe edilmesi ve erken müdahale için ölçülebilir formata indirgenmiş ve metriklerden oluşan Balanced Scorecard (BSC) tasarımı.

Bir şirketin diğer kurum ve kişilerin varlığına bağımlı olmadan faaliyetlerini sürdürüp geliştirebileceği bir sistem inşa etmek, İRADE’nin temel hedefidir. İRADE, yönetim danışmanlığının ve üretilen değerlerin ancak bu şekilde kalıcı fayda sağlayacağını bilir. Her ölçek ve aşamada hizmet süreçlerini buna göre tasarlar.

Bunun için yapılan analizler teşkilatı yeni bir mimariye kavuşturmak gerektiğini ortaya koyuyorsa, ilk etapta değişmesi gereken şeylerle değişmemesi gerekenlerin tespitiyle işe başlanır. Şirket veya teşkilat görev tanımlarından üretime, maliyet yönetiminden prim ve performans sistemine kadar iş ve kalite hedeflerine göre yeniden yapılandırılır.

İRADE her şirketin kendine özgü ve özel olduğunu bilir. Çözümleri mevcut dinamiklerle çelişmez. Tavsiye ve raporları raflarda kalmaz, hayata geçer ve hakiki sonuçlar üretir.

Bu kapsamda başta yönetim kurulunun yapısı, çalışma usul ve esasları olmak üzere;

• Teşkilat mimarisi ve organizasyon şeması,
• Bu teşkilatı oluşturan birimler ve bu birimlerin birbirleri ile olan etkileşim ve hiyerarşisi,
• Birimlerde çalışacak olan personelin nitelikleri ve iş tanımları,
• Planlama, kontrol ve raporlama sistem ve hiyerarşisi gibi hususların tanımlandığı Şirket Yönetim Mimarisi hazırlanır ve şirket iradesine sunulur.

İRADE, faaliyete dayalı gelir ve giderlerin, potansiyel kârlılık dahil her türlü finansal analizlerin, bütçe ve planlamaların sağlıklı şekilde yapıldığı bir iş düzeni kurar.

Şirketin mali ve finansman yapısı ile İstikamet Rehberi’nde bulunan hedefler ve yatırım programlarının izlenebilirliğini sağlayacak Bütçe Sistemi Önerisi hazırlar. Bu kapsamda bütçenin ne zaman, nasıl ve kimler tarafından hazırlanacağı, kapsamının ne olacağı, nasıl koordine edileceği ve nasıl izleneceği tanımlanır.

• Gelir, gider, ham madde, üretim, işçilik, pazarlama ve yönetim gideri bütçeleri,
• Faaliyet dışı gelir ve gider bütçeleri,
• Tüm bütçelerin nakit planlaması, açıklık analizleri ve tedbire yönelik tavsiyeler,
• Yatırım ve finansman bütçesi,
• Bütçe dönem içi ve dönem sonu proforma gelir tablosu ve proforma bilançosu hazırlanır.

Şirketlerin istikamet planları, yönetim mimarisi ve bütçe gerçekleri çerçevesinde şirketin ihtiyaç duyduğu/duyacağı insan kaynağının belirlenmesi ve planlanması, bu ihtiyacın karşılanacağı kaynakların belirlenmesi, var olan insan kaynağının yetiştirilmesi ve geliştirilmesi, mevcut kaynağın elde tutulması ve performansının artırılması yönetim danışmanlığının olması zorunlu alanlarındandır.

Bu bağlamda İRADE, hizmet verdiği kurumlarda;

• Birimlerin ihtiyaç duyduğu norm kadrolar, insan kaynağı planı,
• Kadro mimarisi ve kademe yapısı,
• Kadro mimarisi üzerine ücret-maaş sistemi,
• Terfi ve tenkisat planları,
• Performans yönetim sistemi,
• Mevzuata uyum tedbirleri ve iş sözleşmeleri,
• Ödül/prim modeli ve disiplin yönetmeliğini içerecek şekilde İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi’nin hazırlanması.

Aile şirketleri özellikle büyüme ve gelişim aşamalarında özveri, dayanışma, karşılıklı güven ve birbirini sahiplenme gibi güçlü duygusal ve motivasyonel faktörlerle olumlu bir seyir izlerken; ölçeklerin ve gelirlerin büyüdüğü, mesleki ehliyet ve uzmanlığın öne çıkması icap eden dönemlerde sıkıntılarla karşılaşabilmektedir. Sırf bu süreci veya aile ile şirket ilişkilerini iyi yönetemedikleri için piyasadan çekilmek zorunda kalan şirketlerin sayısı hiç de az değildir.

İRADE, uzun yıllara dayanan tecrübe ve birikimi ile daha özel bir anlayış ve işleyişe ihtiyaç duyulan bu alanda da girişimcilerin yararlanabilecekleri kuruluşların başında gelmektedir.

İRADE tarafından danışmanlık hizmeti verilen işletmeler için yurt içinde veya yurt dışında olmak üzere kurum, kuruluş ve işletmelerin yer aldığı sektöre ve/veya pazara yönelik genel sektör ve pazar araştırması, sektörün ve pazarın ulusal ve uluslararası durum tespiti, eğilimler, tehditler, sorunlar ve fırsatların ortaya konması sürecidir.

Ayrıca işletmelerin sektör içinde ve rakipler karşısındaki konum, pazar payı ve büyüklüklerinin belirlenmesi, sektör ve potansiyel müşteriler içerisinde bilinirlik ve farkındalık düzeylerinin tespiti ve benzer konularda veri toplama, analiz etme, yorumlama ve raporlama çalışmaları yapılmaktadır.

Yine kurum, kuruluş ve işletmelerin hitap ettikleri pazar ve pazar dilimlerinde müşteri ve potansiyel müşterilerin beklenti, eğilim, tutum ve davranışlarını ortaya çıkarmak ve bu bilgileri yönetim ve karar almada kullandırmak üzere veri toplama, analiz etme, yorumlama ve raporlama hizmetleri verilmektedir.

Kurulan yönetim sisteminin firma içinde uygulanması aşamasına rehberlik etmek üzere yapılan izleme, değerlendirme ve iyileştirme çalışmalarıdır.

Bu çalışmalarda yapılan faaliyetler ve sonuçları denetlenerek arzu edilen hedeflerle uyumu analiz edilir. Analizler sonucunda istikametten sapmaların önlenmesi için yapılması gerekli çalışmalar ve revizyonlar konusunda öneriler içeren raporlar hazırlanır. Bunun için bir izleme değerlendirme sistemi kurulur.

Firmada yapılacak İstikamet Planı, Balanced Scorecard, Bütçe vb. çalışmaların sonuçlarının izlenmesi, bu zikredilen organlarda belirlenmiş olan hedeflerin başarı durumunun takibi, ayrıca firmanın diğer 3. şahıslarla yaptığı çalışmaların da izlenmesi ve periyodik olarak değerlendirilmesidir.

Proje Takip Raporları, Bütçe, Nakit Akış ve Maliyet Analiz Raporları, Personel Takip Raporları, Stratejik Plan ve Yatırımlar Raporları, Yazılım ve Bilgi Sistemleri Bakım ve Geliştirme Raporları, Araç, Cihaz, Teçhizat Bakım Takip Raporları gibi konuların analizini ve aynı zamanda firma faaliyetlerinin Stratejik İstikamet Planı, Balanced Scorecard ve Bütçe ile etkileşimlerini de kapsayan icmal bir raporlama ve öneri üretme çalışmasıdır.

Yukarıda tarif edilen;

• Şirket Mevcut Durum Analizi ve Şirket Değerleme,
• İstikamet Rehberi,
• Şirket Yönetim Mimarisi,
• İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi,
• Faaliyet Tabanlı Bütçe Sistemi hizmetleri

İRADE tarafından Osmangazi Üniversitesi Anadolu Teknoloji Araştırma Parkı’nda geliştirilen İrade Yönetim Sistemi yazılımı ile yürütülür. Elde edilen tüm veriler, sonuçlar ve sistem önerileri yazılıma işlenir.

• Tüm sistemler İrade Onay ve Karar Merkezi Modülü üzerinden şirket iradesi tarafından onaylanır.
• Onaylar akabinde gerçekleşme verileri için firmada bulunan mevcut yazılımlara entegrasyon sağlanır.
• İzleme ve Rehberlik çalışmaları tamamen planlanan/hedeflenenler ile gerçekleşenler arasındaki farklar ve bu farkların nedenleri üzerine yürütülür.
• Yönetim kuruluna bir yönetim danışmanı katılarak yazılımdan alınan sonuçları yorumlar ve alınması gereken tedbirler üzerinde danışmanlık faaliyetleri yürütür.
• Yine İrade Onay ve Karar Merkezi üzerinden kararlar alınır ve takibi yapılır.
• Sistemlerin gerektirdiği ilaveler ve modüller üzerinde yapılması gereken revizyonlar ayrıca kodlanarak yazılım sisteminin firmaya tam uyumu sağlanır.
• Şirket irade kademesi tüm teşkilatı, işleri, bütçeyi ve istikameti bu yazılım üzerinden takip eder ve aldığı kararların icrasını denetleyerek bir murakabe ve müdahale gücü oluşur.

Yazılımın genel mimarisi ve modüler altyapısı “Teknoloji” menüsü altında tarif edilmiştir.

İRADE, danışmanlık hizmeti verdiği işletmelerde eğitim başlığı altında aslında talim, terbiye, tedris ve tahsil kelimelerini içermekte olan faaliyetleri de gerçekleştirmektedir. Sınıf eğitimlerinin yanında, yapılan tüm işlemler firma yöneticileri ile birlikte yürütüldüğünden talim; başta yönetim kurulu çalışmalarının nasıl olması gerektiğine yönelik ortaya koyulan usûl ve esaslar, personel disiplin yönetmeliği, terfi ve performans yönetim sistemleriyle iş terbiyesinin de firmada kökleşmesine yardımcı olmaktadır. Dolayısıyla İRADE projeleri aynı zamanda firmalar için her yönüyle bir eğitim aracı ve sürecidir.

Projelerde bilanço analizlerinden, bütçe tasarımına, planlama sistemlerinden pazarlama usullerine kadar pek çok alanda firma yönetimi güçlü bir eğitim de almış olur.